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叫貨後台 使用說明(總部)

每天最常做三件事:看誰還沒叫 → 匯出 Excel → 偶爾幫門市代叫。設定類(商品、模組、門市、到貨日)一週用幾次。電腦用左邊選單,手機用下面的分頁和「更多」。

1登入與帳號種類

  1. 網址按「總部登入」,輸入總部帳號密碼。第一次登入後到左下「改密碼」換掉(至少 8 碼、不能跟帳號一樣)。
  2. 總部管理:什麼都能改。總部檢視:只能看、能匯出,不能修改(給會計、倉庫)。
  3. 門市帳號登不進後台;總部帳號也登不進門市叫貨(會明講請改走另一個入口)。

2今日總覽:誰還沒叫

今日總覽
今日總覽
  1. 每一期一張卡:已送出、有填沒送(草稿)、還沒叫、逾時、這期不叫,和離截止還剩多久。
  2. 按「複製名單貼 LINE」,把還沒叫的門市名單貼到門市群組催一下。
  3. 下面「需要處理」:還沒設定品項的門市、還沒開帳號的門市、待核價商品,點了直接去處理。

3叫貨單:進度、明細

叫貨單
叫貨單
  1. 上面選到貨日、縣市、狀態,或打門市名稱搜尋(條件會留在網址,複製網址給同事看到的是同一畫面)。
  2. 上方數字卡:應叫、已送出(確認率)、有填沒送、還沒叫、逾時、追加、已送出金額;點卡片直接篩選。
  3. 點任何一家門市,看它叫了什麼、每次存檔/送出的時間(到秒)。

4幫門市代叫、改單、取消

門市明細與代叫
門市明細
  1. 門市打電話或 LINE 說要叫、要改:進那家店的明細,按「總部代叫」,選數量、選原因(電話告知、LINE 告知、數量更正…)。
  2. 代叫在任何時間都可以(包含最後收單後),系統會標「總部代叫」並留紀錄;截止後才叫的一樣記逾時。
  3. 要作廢一張單:「取消這張單」,一定要填原因。

5匯出 Excel(給內部系統)

匯出
匯出 Excel
  1. 選到貨日、縣市,按「匯出 Excel」。預設只匯已送出的單;要含草稿再勾。
  2. 前 13 欄跟原本副總版完全一樣(出貨日、進貨模板、縣市…金額),後面多了訂單編號、單位、是否逾時等。另有「門市彙總」「商品加總」兩張表。
  3. 匯出後如果又有門市改單,畫面會提醒「上次匯出後有 N 張單變動」,記得重匯。

CSV 用 Excel 打開會把商品編號前面的 0 吃掉(010002 變 10002)。要用 Excel 看請按「匯出 Excel」;CSV 給系統匯入用。

6撿貨:依商品加總

  1. 叫貨單畫面切到「依商品加總」:每個品項總共要出多少、幾家店叫。
  2. 按「列印撿貨單」給倉庫。
  3. 只算已送出的叫貨單+追加單,草稿不算。

7商品

商品
商品
  1. 「新增商品」或點一列編輯:編號、名稱、分類、單位、規格、單價(留空=待核價)、倍數、單次上限、給門市的提醒。
  2. 新商品要加進模組,門市才看得到。下架的商品門市馬上看不到,舊訂單不受影響。
  3. 大量更新:從 Excel 複製整段貼上 →「匯入」先預覽,確認沒問題再「確認匯入」。

8模組(哪類店叫哪些品項)

  1. 模組=一份品項清單(例如攤車型、店面標準版)。勾選這個模組要有哪些品項,可以「全選這類」。
  2. 門市可以掛好幾個模組,看到的是這些模組品項的合計。
  3. 要做一個差不多的:「複製模組」再改。

9門市(批次設定)

門市
門市
  1. 上面篩「沒有模組」,勾選多間 →「批次套用」模組或到貨週期,一次設好。
  2. 點一家店:改資料、到貨週期、模組(同一次儲存),「門市畫面預覽」看這家店實際看到哪些品項。
  3. 「總部內部備註」(例如先匯款再配送)門市看不到。

10帳號:開帳號、列印開通單

帳號
帳號
  1. 「替沒有帳號的門市開帳號」一次開好(帳號=門市代碼、密碼 6 碼數字),按「列印開通單」發給各店。
  2. 門市忘記密碼:「重設密碼」,新密碼只顯示一次,記得抄給門市。
  3. 手機遺失或懷疑外流:帳號裡按「強制登出」,所有裝置都要重新登入。

11到貨日與截止時間

到貨日與截止
到貨日與截止
  1. 每個到貨週期(例如週一/週四進貨)設:出貨星期、截止(預設出貨日前一天 15:00)、最後收單(預設出貨日 08:00)。
  2. 畫面會用白話預覽,並列出接下來幾期的實際日期時間,確認再儲存。
  3. 之後要改成別的星期也可以;已經有單的期別會保留,交給你決定。

12單期調整:改時間、停止這期

  1. 叫貨單畫面「調整時間與公告」:只改這一期的截止、最後收單,或寫一句公告給門市(例如颱風改隔天送)。
  2. 過年、颱風不出貨:「停止這一期」並寫原因,門市會看到;可以「恢復這一期」。
  3. 冷凍寄送或臨時加開:「新增一期」選週期和出貨日,時間自動照設定算。

13逾時紀錄

  1. 截止後才送的單會自動記「逾時送出」幾分鐘;到最後收單都沒送、也沒按「這期不用叫」的,記「未叫貨」。
  2. 可以依期間、門市篩選,看每家店的次數,寫備註,匯出 Excel。
  3. (超時費功能已預留,目前不收費、不顯示。)

14操作紀錄、登入紀錄

  1. 操作紀錄:誰在什麼時候改了價格、截止時間、帳號、代叫了哪張單,都查得到(不能刪)。
  2. 登入紀錄(帳號頁):每次登入成功或失敗的時間、帳號、網路位址、裝置。
  3. 摘要顯示「近 24 小時登入失敗幾次」;失敗暴增會變紅框,可能有人在猜密碼。

15系統設定

  1. 截止寬限秒數(預設 60):截止後這幾秒內收到的仍算準時,吸收網路延遲;實際收到時間照樣記錄。
  2. 允許「這期不用叫」、門市首頁公告。
  3. 異常數量倍數(預設 3):門市叫的量超過平常幾倍會被提醒確認。

16第一次上線要做的事

  1. 門市頁篩「沒有模組」→ 批次套用正確的模組(副總版 71 間只有 5 間設好)。
  2. 商品頁篩「待核價」→ 補上單價;單位、規格有空再補。
  3. 帳號頁一次替所有門市開帳號 → 列印開通單發給門市 → 選一兩間店先試叫一期。

叫貨日(目前週日、週三)14:00~15:30 是尖峰,系統更新不排這個時段。

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